¿Qué hacer cuando los invitados no confirman asistencia? 6 tips

El proceso de lograr una lista óptima de invitados confirmados puede resultar bastante abrumador. Algunos invitados confirmarán su asistencia de inmediato, otros más indecisos tardarán en hacerlo o, incluso pueden olvidarse. Este factor es muy importante para completar un último paso en la organización de las mesas y del catering. ¿Qué sucede si la lista de remolones tarda en reducirse? Aquí, algunos consejos esenciales para sortear este escollo.

1. Cuándo enviar las invitaciones

Durante la organización del casamiento, lo ideal es enviar las invitaciones de bodas entre dos y tres meses antes de la fecha elegida. Si tienen invitados que viven lejos, entonces para ellos lo mejor es enviarlas con mayor anticipación. Para todos los casos, las tarjetas Save the date resultan una herramienta poderosa para enfocar la atención en el evento que todos esperan. Para minimizar el esfuerzo de seguimiento de sus invitados, establezcan en las tarjetas de casamiento la necesidad de confirmar asistencia y los canales de contacto.

2. Cuándo esperar las confirmaciones

De este proceso dependen otros factores de la planificación, como la organización de las mesas y el número final de comensales para informar al servicio de catering. De allí la importancia que surge de la confirmación de asistencia. Un tiempo estimado para esperarlas sería entre cuatro y dos semanas antes del casamiento. El límite más acotado de dos semanas ya es bastante riesgoso, por lo cual intenten tener todo resuelto para esa fecha.

3. Los indecisos

Cuando los invitados reciben sus participaciones a la boda, para ellos comienza su propia etapa de preparación de atuendos y regalos para los novios. Como anfitriones, ustedes querrán contagiar todo el entusiasmo en la gente para que participe y confirme su asistencia. De hecho, en la mayoría de los casos resulta de esta manera, pero también se encontrarán con una lista de indecisos que tardarán en enviar sus confirmaciones o, incluso, se olvidarán de hacerlo.

4. Recordatorio masivo

Una web de casamiento puede resultar una herramienta estupenda para varias instancias de la boda, no solo para informar sobre el evento, las localizaciones o el menú, sino también para plantear y reforzar la fecha límite para que sus invitados confirmen su asistencia. Otra opción es mandar un recordatorio masivo a través de sus redes sociales o por grupo de WhatsApp.

5. Recordatorio individual

Ofrezcan distintos medios o canales de contacto para que los invitados tengan opciones para confirmar. Lo más usual es el contacto telefónico, el correo electrónico o un gestor web de invitados, como el que encontrarán en Casamiento.com.uy. Dependiendo del canal elegido, contacten a esa lista de indecisos personalmente, siempre expresando su entusiasmo porque asistan. Deben aprovechar hasta el último recurso. Para ello pueden pedir ayuda a algún familiar.

6. Cómo contactarlos

Con independencia del formato de invitación de boda, introduzcan varios métodos de contacto para confirmar asistencia. Al momento de tener que resolver el dilema de las asistencias, para los medios digitales, una idea simpática es crear una imagen divertida que invite a confirmar. Si ya se encuentran en el límite de la fecha, lamentablemente no queda otra opción que llamar a cada invitado de esa lista de remolones.

Sabemos que cuando los invitados no confirman este contratiempo requiere de toda la paciencia de los novios. Esta guía sencilla sobre cómo proceder será un aliciente para la organización si lo consideran desde el inicio.