¿Cuánto tiempo esperar a que los invitados confirmen asistencia?
En otras épocas, las confirmaciones de invitaciones a eventos sociales tenían un carácter muy formal, y todo era más complejo. Hoy en día la conectividad ofrece muchas alternativas. ¿Qué hacer en caso de que las respuestas no lleguen a tiempo?
Enviaron sus tarjetas de casamiento con tiempo suficiente, pero aún esperan algunas confirmaciones. Suele pasar con frecuencia que los invitados se olvidan de confirmar. Para los novios es un paso importante para terminar de definir algunas variables de la organización, sobre todo lo que tiene relación con el catering. Revisen estas claves para enviar sus invitaciones de bodas con tiempo, incluir instrucciones de confirmación y saber qué deberían hacer o esperar cuando las confirmaciones no llegan.
1. ¿Cuándo enviar las tarjetas de casamiento?
2. Opciones para confirmar
3. ¿Cuándo deberían empezar a recibir las confirmaciones?
4. Relevancia de las confirmaciones
5. Insistir por teléfono
1. ¿Cuándo enviar las invitaciones?
Un tiempo estimado es enviar las invitaciones de bodas entre dos y tres meses antes de la fecha del casamiento. Los invitados van a necesitar acomodar sus horarios y agendas. Quizá algunos tengan que viajar o tomar alguna licencia para compartir con ustedes este día tan especial. En esos casos, también existe la posibilidad de enviar las tarjetas Save the date entre seis y ocho meses antes para anticipar el casamiento.
2. Opciones para confirmar
Lo más frecuente es agregar datos de contacto en la tarjeta de casamiento. Los invitados podrán confirmar su asistencia a través del teléfono, correo electrónico o WhatsApp de grupo. Los novios que utilizan la web de casamiento también tienen otras herramientas sencillas de usar y aprovechar en este caso. Desde allí los invitados pueden interactuar y confirmar asistencia, o ustedes pueden enviar un recordatorio online cuando lo crean preciso.
3. ¿Cuándo deberían comenzar a recibir las confirmaciones?
El mes previo a la boda es cuando ocurren los últimos preparativos y la confirmación de varios detalles para evitar sustos de última hora. También a comienzos de este mes deberían comenzar a recibir las confirmaciones de asistencia. Un tiempo estimado sería entre cuatro y dos semanas antes del casamiento. Este es un tiempo delicado porque no todos los invitados confirman, algunos se olvidan de hacerlo, otros esperan hasta último momento. Lo cierto es que genera mucha ansiedad en los novios.
4. Relevancia de las confirmaciones
Esta confirmación de invitados es esencial en varios aspectos. Lo más importante es que influye directamente en el presupuesto y en la logística de la boda. No contar con la lista más acertada puede traer inconvenientes en la organización, incluso en el menú del catering. Por ejemplo, una cuestión relevante es la cantidad de platos especiales para comensales con alergias o intolerancias alimentarias, dado que hoy en día muchas personas tienen restricciones de alimentos en su dieta, y este factor adquiere cada vez mayor importancia para adaptar los servicios para que todo el mundo pueda tener una linda experiencia culinaria.
5. Insistir con el teléfono
Es esencial disponer en las tarjetas de casamiento una fecha límite de confirmación para poder terminar de cerrar el catering y el último checklist de proveedores. La lista de invitaciones confirmadas es de vital importancia. Sin embargo, puede darse la situación de que hayan ofrecido todos los canales de comunicación y enviado el último recordatorio, y aún queden invitados sin confirmar. Les queda insistir con el teléfono y de forma individual. Pueden aprovechar este último recurso y dividirse la lista de indecisos entres ustedes dos o pedir alguna ayuda familiar, incluso alguna de las damas de honor puede darles una mano.
Con tanta conectividad no debería resultar difícil. Si no les queda otra salida que comenzar a llamar a cada invitado remolón, recuerden expresar entusiasmo y agregar una cuota de humor. Revisen las funcionalidades del gestor de invitados. Allí tienen un camino sencillo.
